状況：記者会見

　あなたがどんな役職についていようと、誰に話す場合も、どんな状況のときも、コミュニケーションを成功させるためには、 事前の準備が必要ですが、特に記者会見では簡潔で適切な受け答えが必要になりますから事前準備がとても重要です。あなた自身の準備だけでなく、 記者やインタビュアーがどんな人物か、どんな意見をもっているかなどを著作物やニュース番組などから知っておくとよいでしょう。

　もし、インタビューがテレビで放映されるなら、服装や姿勢・身振り手振りなど、 会話の内容以外の事柄にも樹を配る必要があります。緊張すると、いつものくせが出てしまうことがあります。 特に足元への注意が疎かになりますから気をつけましょう。できれば、事前にあなたが話している姿をビデオにとって、 自分の姿を客観的にみてみるとよいでしょう。

事前

• メディアに話す時を読んでおきましょう。
• テレビのインタビューを受ける場合には特別な訓練と技術が必要なので、トレーニングコースを受講しておきましょう。
• インタビューのかなり前にリラックスした雰囲気でメディアの代表と知り合っておきましょう。
• メディアに情報を提供するという組織の方針を従業員全員が理解しているかどうかを確認していますか？
• どこまであなたに発言する権限があるかを確認していますか？
• 時間的余裕がある場合、インタビューの目的や主な質問をたずねておきましょう。

直前

• 過去、そのメディアと広報部門がどのようなやり取りをしてきたかについて知っておきましょう。
• あなたが言いたいことを３、４点に絞っていますか？
• あなたのメッセージを端的に表すような印象的な文章（名言や格言でもよい）を用意しましょう。
• 事前に練習を行い、ビデオに記録するか、同僚に観察してもらい、あなたの話し方について長所と短所を理解しておきましょう。
• 暗記をしてはいけません。
• インタビューが敵意のあるものになりそうなら、厳しい質問を想定し答えられるよう練習しましょう。
• できるだけ本番の雰囲気に近いところで、リハーサルをやって問題点などを指摘してもらいましょう。
• 前もってレポーターと基本原則についての取り決めをしておきましょう。しかし、インタビューの前に質問を見せてもらうように頼んだり、困らせるような質問をしないよう頼み込んだり、オフレコにしてもらうよう頼んだりしてはいけません。
• レポーターの記事や報道内容を読み、略歴を調べ、レポーターの視点についての知識を持っておきましょう。

期間中

• 記者会見後でも必要に応じて詳しい情報を得られるように、提供できる情報のリストを出しておきましょう。
• あなたの言葉だけでなく、表情も態度もすべて記録されているつもりでいましょう。
• 答えを用意していなかった質問に、その場で判断して即答してはいけません。
• レポーターに振り回されないようにし、感情的にならず、自分のペースで話すようにしましょう。
• インタビューの中では３、４点の重要な問題点を簡潔に示しましょう。
• 誤っている情報は必ず正すようにしましょう。ただし、些細な言い間違えをあげつらって記者やインタビュアに不快感を与えてはいけません。
• 推測は避けましょう。仮説的な質問に答える必要はありません。
• 質問に答えるときには、よく考えて答えましょう。質問の意図がわからないときは確認しましょう。また質問にあなたが同意できない前提が含まれている時は言い直しましょう。
• あなたは、レポーターに答えていると同時に、視聴者に対しても答えているということを常に考えましょう。
• 専門用語や統計データはできるだけ避けるようにしましょう。
• ハキハキと明確に、簡潔に答えましょう。
• 類推や例示、例え話は良く吟味してから取り上げましょう。
• 図表を多く利用しましょう。
• 取り上げられた事柄だけでなく、背景や状況などあなたが考えている道筋を説明しましょう。ただし、それが唯一の考え方であると決めつけてはいけません。
• 状況を説明してある資料と要約を提供しましょう。
• 努力しても対立を避けることができなかったら、丁重に終わらせましょう。

事後

• メディアとのコミュニケーション成果を評価し、主要な問題点を解決していますか？
• メディアの些細なミスを咎めないようにしましょう。
• 重大なミスについてはレポーターと話し合い、訂正する努力をしましょう。